Der Landkreis Osnabrück hat zum 01.01.2017 eine Zentrale Vergabestelle (ZVS) eingerichtet, die zunächst die Vergaben innerhalb des Landkreises Osnabrück an einer Stelle gebündelt hat.

Die Kreisverwaltung ist genauso wie die Gemeinde Bad Essen als öffentlicher Auftraggeber an die Bestimmungen der EU, nationale Bestimmungen sowie an Länderrecht gebunden. Mit der Einrichtung der ZVS wurde beim Landkreis Osnabrück eine Organisationsstruktur gefunden, die ein hohes Maß an Rechts- und Praxiswissen auf diesem Gebiet garantiert und somit ein rechtssicheres Arbeiten innerhalb des sehr komplexen und von häufigen Änderungen betroffenen Vergaberechts ermöglicht.

Die ZVS des Landkreises Osnabrück nutzt ein Vergabemanagementsystem, das die medienbruchfreie elektronische Bearbeitung eines Verfahrens von der Erfassung und der Veröffentlichung und/oder Bereitstellung der Vergabeunterlagen, über die Annahme der Angebote und die Angebotsprüfung und Wertung, bis hin zur Auftragsvergabe ermöglicht. Der Landkreis Osnabrück nutzt hierfür das Vergabemanagementsystem der Firma cosinex GmbH und die Hosting-Dienstleistungen der ITEBO GmbH sowie den Vergabemarktplatz „vergabe.Niedersachsen“ und erfüllt damit bereits jetzt die Anforderungen an die sogenannte eVergabe, die schrittweise in den kommenden Jahren verpflichtend eingeführt wird.

Ab dem 18. Oktober 2018 dürfen öffentliche Auftraggeber bei Vergaben oberhalb der EU-Schwellenwerte keine abweichenden Mittel mehr verlangen, sondern sind zur Annahme ausschließlich elektronischer Angebote verpflichtet. Im Unterschwellenbereich gilt für Bauleistungen weiterhin das Wahlrecht des Auftraggebers. Eine Begrenzung auf elektronische Angebote wäre aber ab diesem Zeitpunkt bereits zulässig.

Für die Vergabe von Liefer- und Dienstleistungen sieht die in Niedersachsen noch in Kraft zu setzende Unterschwellenvergabeordnung abweichende Übergangsvorschriften vor. Ab dem 01. Januar 2019 ist der öffentliche Auftraggeber verpflichtet, die Einreichung von elektronischen Angeboten zu akzeptieren. Ab dem 01. Januar 2020 ist vorzugeben, dass Unternehmen Teilnahmeanträge und Angebote im Grundsatz ausschließlich mithilfe elektronischer Mittel übermitteln.

Die Zentrale Vergabestelle des Landkreises Osnabrück wurde von vornherein unter der Zielsetzung, die Dienstleistung auch für die kreisangehörigen Kommunen anzubieten, konzipiert.

In Abhängigkeit von der Anzahl und dem Umfang der jährlichen Vergaben sowie der Organisation der Beschaffungsvorgänge stehen den Kommunen von der reinen Nutzung eines Serviceportals zur Bereitstellung der Unterlagen und zur formgerechten Entgegennahme der Angebote bis hin zur Etablierung eines eigenen Vergabemanagementsystems verschiedene Möglichkeiten offen, um die eVergabe umzusetzen. Als weitere Option soll für die Kommunen im Landkreis Osnabrück die Möglichkeiten bestehen, sich der ZVS als Dienstleister für die formelle Abwicklung von Vergabeverfahren zu bedienen, so dass diese Kommunen keine eigenen technischen und personellen Ressourcen für das Thema eVergabe vorhalten müssen.

Der Landkreis Osnabrück beabsichtigt, mit interessierten Kommunen eine mandatierende Zweckvereinbarung zur Nutzung der ZVS zu schließen. Diese beinhaltet die Regelung der Zuständigkeiten und die aufzubringenden Kosten.

Auf die Gemeinde Bad Essen entfallen die Personalkosten, die vom Landkreis Osnabrück für jeweiligen Vergabeverfahren aufgewendet werden. Als Stundensatz ist in der Vereinbarung ein Betrag von 59,78 € angesetzt worden.

In einem Arbeitstreffen wurde von der ZVS der durchschnittliche Zeitanteil für ein Vergabefahren mit 6 Stunden angesetzt, so dass je Ausschreibung dementsprechend mit Kosten von ca. 360,00 € gerechnet werden kann, wobei umfangreiche Verfahren zeitaufwendiger und dementsprechend teurer sind und einfachere Verfahren einen geringeren Zeitaufwand bewirken und dementsprechend günstiger sind. Der je Ausschreibung erbrachte Zeitaufwand ist vom Landkreis Osnabrück zu dokumentieren.

Zudem werden der Gemeinde Bad Essen die laufenden Kosten für den Einsatz des Vergabemanagementsystems einmal jährlich in Rechnung gestellt. Die derzeit auf die Gemeinde Bad Essen zukommenden Pflegekosten liegen aktuell bei 150,10 € im Jahr.

Die einmaligen Einrichtungskosten in Höhe von 790,00 €  je Gemeinde werden durch den Landkreis getragen. Zudem werden die Mitarbeiter der Gemeinde Bad Essen durch die ZVS geschult und der Support über die ZVS geleistet.

Der Landkreis Osnabrück hat einen Entwurf einer Zweckvereinbarung erarbeitet, der den Kommunen in einem Arbeitstreffen am 23. August 2018 vorgestellt wurde. Dieser Entwurf wurde am 17.09.2018 vom Kreistag beschlossen, so dass ab dann entsprechende Vereinbarungen mit den interessierten Kommunen abgeschlossen werden können.

Die Gemeinde Bad Essen hat bereits im Rahmen einer Umfrage im Dezember 2017 ein grundsätzliches Interesse an einer Kooperation mit dem Landkreis Osnabrück geäußert. Im Arbeitstreffen am 23. August 2018 wurde das Interesse bestätigt, auch in der Form die ZVS als Dienstleister für die formelle Abwicklung von Vergabeverfahren zu nutzen.

Diese Kooperation bietet für die Gemeinde Bad Essen folgende Vorteile:

-        Die technischen Voraussetzungen der eVergabe müssen nicht eigenständig geschaffen und bezahlt werden.

-        Die ZVS steht als ständiger Ansprechpartner und Berater für vergaberechtliche Angelegenheiten zur Verfügung.

-        Die ZVS führt das Vergabeverfahren elektronisch durch.

-        Die ZVS verfügt über die personellen und technischen Voraussetzungen für Vergabeverfahren, insbesondere vor dem Hintergrund der speziellen Anforderungen, die bei Förderprojekten (Dorfentwicklung, ILEK, etc.) bestehen, rechtssicher durchzuführen.

-        Die Mitarbeiter der Gemeinde Bad Essen können jederzeit auf ihre Ausschreibungen zugreifen und den aktuellen Stand einsehen.

Bei der Gemeinde verbleiben allerdings die fachspezifischen Aufgabenbereiche (u.a. Erstellung der Leistungsverzeichnisse, fachspezifische Auskünfte, Vergabevorschläge).

Die Zweckvereinbarung deckt Ausschreibungen ab einem Betrag von 10.000,00 € ab. Dieser Betrag wurde vor dem Hintergrund gewählt, damit auch die Anwendung des Niedersächsischen Tariftreue- und Vergabegesetzes berücksichtigt wird und die Vorlagepflicht beim Rechnungsprüfungsamt abgedeckt ist.

Die Stelle im Fachdienst 3 Umwelt, Planen und Bauen, die bisher mit den Aufgaben im Vergaberecht betraut ist, nimmt diese auch weiterhin wahr. Allerdings beschränkt sich dies zukünftig auf die Vergaben im Unterschwellenbereich unterhalb von 10.000,00 € (nicht von der Zweckvereinbarung abgedeckt). Zudem wird diese Stelle zukünftig die Schnittstelle zwischen den Fachbereichen in der Gemeinde Bad Essen und der ZVS des Landkreises Osnabrück bilden.

Zweckvereinbarungen unterliegen der Anzeigepflicht gegenüber der Kommunalaufsicht und sind öffentlich bekannt zu machen.

Für an öffentlichen Aufträgen des Landkreises und seiner Kommunen interessierte Unternehmen ist die einheitliche Vorgehensweise sowie die Nutzung eines einheitlichen technischen Systems von Vorteil. Durch die digitale Bereitstellung der Vergabeunterlagen entfallen u.a. Postwege und das Verfahren wird verkürzt. Die Einführung einer eVergabe-Lösung ermöglicht dem Bieter kostenlos jederzeit die Vergabeunterlagen einzusehen sowie digital ein Angebot abzugeben. Insbesondere durch die digitalisierte Bieterkommunikation wird den Interessen der Bieter bezüglich Transparenz und Gleichbehandlung in besonderem Maße entsprochen.

Anlagen:

-       Zweckvereinbarung

Beschlussvorschlag:

Der Rat beschließt:

Der interkommunalen Kooperation mit dem Landkreis Osnabrück auf dem Gebiet des Vergaberechts und dem Abschluss der Zweckvereinbarung zur Nutzung der Zentralen Vergabestelle wird zugestimmt.