A. Vorstellung der ITEBO Einkaufs- und Dienstleistungsgenossenschaft e.G. (i.G.) und Ziele der Gemeinde Bad Essen

Die ITEBO Informationstechnologie Emsland Bentheim Osnabrück GmbH (kurz: ITEBO GmbH) mit Sitz in Osnabrück ist seit 2000 regionaler IT-Dienstleister für den öffentlichen Bereich. Neben der Organisations- und IT-Strategieberatung gehört auch die Realisierung von IT-Projekten, die Verfahrenseinführung und deren Betreuung, der Betrieb von Anwendungssystemen und die Erbringung von Rechenzentrums-Dienstleistungen zu den Aufgabenbereichen der ITEBO GmbH.

Die ITEBO GmbH haben in der Vergangenheit vermehrt Anfragen von Kommunen erreicht, die sich an der Gesellschaft beteiligen möchten. Aufgrund der Gesellschafterstruktur und Rechtsform der ITEBO GmbH ist eine Neuaufnahme und der Wechsel von Gesellschaftern nur bedingt möglich und sinnvoll. Daher wird neben der ITEBO GmbH derzeit die ITEBO Einkaufs- und Dienstleistungsgenossenschaft e.G. gegründet. Durch eine geplante Beteiligung der zu gründenden Genossenschaft an der ITEBO GmbH können die Kommunen als Mitglieder der Genossenschaft einen Großteil der Vorteile nutzen, die den Gesellschaftern der ITEBO GmbH obliegen. Die ITEBO GmbH organisiert und leitet den Gründungsprozess.

Neben der ITEBO GmbH fungieren vier kreisangehörige Kommunen des Landkreises Osnabrück als Gründungsmitglieder. Die Gründungsversammlung ist für November 2019 vorgesehen. Anschließend ist eine Prüfung durch den Prüfungsverband der Genossenschaften und die Eintragung in das Genossenschaftsregister vorzunehmen. Da seitens der Gründungsmitglieder nur ein bedingter Einfluss auf die Dauer der Prüfungen und der Eintragung besteht, ist derzeit nicht klar, wann die Gründung der Genossenschaft abgeschlossen werden kann. Momentan wird davon ausgegangen, dass ab Januar 2020 weitere Kommunen Geschäftsanteile der ITEBO Einkaufs- und Dienstleistungsgenossenschaft e.G. erwerben können.

Aus unterschiedlichsten Gründen besteht ein gesteigertes Interesse der Gemeinde Bad Essen daran, sich an der zu gründenden ITEBO Einkaufs- und Dienstleistungsgenossenschaft e.G. zu beteiligen:

-              Die digitale Transformation ist nicht aufzuhalten. Die Gemeinde Bad Essen benötigt einen starken, regionalen und strategischen Partner an ihrer Seite, um eine Digitalisierungsstrategie für die Kommune aufzustellen, umzusetzen und fortzuschreiben.

-              Durch den gemeinschaftlichen Geschäftsbetrieb mit anderen Kommunen im Rahmen der Genossenschaft ergeben sich Synergieeffekte zum Einsatz von personellen und finanziellen Ressourcen bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Diese können durch eine Beteiligung der Gemeinde Bad Essen an der ITEBO Einkaufs- und Dienstleistungsgenossenschaft e.G. gesteuert werden, sodass der weitere Ressourceneinsatz optimiert werden kann.

-              Es bestehen bereits in unterschiedlichen Bereichen gute und enge (Dienstleistungs-) Beziehungen mit der ITEBO GmbH, z.B. beim Aufbau des OpenRathaus oder dem Einsatz der Finanzsoftwarelösung INFOMA newsystem, die es zu stärken und weiter auszubauen gilt.

-              Durch eine Beteiligung kann (unter bestimmten rechtlichen Rahmenbedingungen) eine Inhouse-Fähigkeit für EU-weite Vergaben für die Gemeindeverwaltung und ihre Tochtergesellschaften mit der ITEBO Einkaufs- und Dienstleistungsgenossenschaft e.G. und darüber auch mit der ITEBO GmbH hergestellt werden. Das heißt, die Gemeinde Bad Essen kann die durch öffentliche Vergaben der ITEBO Einkaufs- und Dienstleistungsgenossenschaft erzielten Konditionen ebenfalls nutzen. Dies erhöht die Wirtschaftlichkeit der Gemeindeverwaltung beim Bezug von IT-Infrastruktur (Hard- und Software) sowie IT-Dienstleistungen.

Bei Gründung der ITEBO Einkaufs- und Dienstleistungsgenossenschaft e.G. werden zunächst 50 Geschäftsanteile zu je 1.000,- € ausgegeben. Die vier kommunalen Gründungsmitglieder erwerben bei der Gründung je einen Anteil. Die übrigen 46 Anteile werden zunächst von der ITEBO GmbH erworben, von denen anschließend 45 Anteile zur Beteiligung weiterer Kommunen an der Genossenschaft zur Verfügung stehen. Das Kapital der Genossenschaft beläuft sich damit zum Zeitpunkt der Gründung auf 50.000,- €.

Zur Deckung des bei der Genossenschaft entstehenden Verwaltungs- und Prüfungsaufwands soll ein Genossenschaftsbeitrag i.H.v. jährlich 160,- € je Genossenschaftsanteil erhoben werden. Dieser Betrag ist nach der derzeitigen Kalkulation auskömmlich, allerdings ist er von den Mitgliedern bei der Gründung noch abschließend zu bestimmen.

B. Grundzüge des Satzungsentwurfs

Die ITEBO Einkaufs- und Dienstleistungsgenossenschaft e.G. soll auf Dauer angelegt werden. In Vorbereitung der Gründung der ITEBO Einkaufs- und Dienstleistungsgenossenschaft e.G. wurde - vorbehaltlich der steuerrechtlichen Prüfung und der vorgesehenen Prüfung durch den Prüfungsverband der Genossenschaften - ein Entwurf einer Satzung erstellt. Dieser basiert auf den Vorgaben des Genossenschaftsgesetzes. Die Satzung der Genossenschaft bestimmt ihren Zweck: Die Unterstützung ihrer Mitglieder im Rahmen der Versorgung mit Dienst- und Lieferleistungen sowie damit zusammenhängende Tätigkeiten im Bereich der IT im Rahmen eines gemeinschaftlichen Geschäftsbetriebs und damit die Förderung des durch die Mitglieder verfolgten öffentlichen Zwecks. Dazu zählen konkret u.a.

>        die Beratung der Mitglieder zur Optimierung der Beschaffung von IT-Leistungen,

>        die Erfassung und Strukturierung des Bedarfs der Mitglieder einschließlich des gemeinsamen Einkaufs der erforderlichen Dienst- und Lieferleistungen, sowie

>        die Erbringung sonstiger informationstechnischer und beratender Leistungen.

Organe der Genossenschaft sind der Vorstand, der Aufsichtsrat und die Generalversammlung. Der Vorstand leitet die Genossenschaft nach Maßgabe der Satzung und führt ihre Geschäfte. Der Vorstandsvorsitzende der Genossenschaft ist zur Alleinvertretung der Genossenschaft befugt. Solange die Genossenschaft weniger als 20 Mitglieder hat, besteht der Vorstand aus einem Mitglied. Die ITEBO GmbH ist geborenes Mitglied des Vorstandes. Sie stellt den Vorstandsvorsitzenden. Sollte die Anzahl der Mitglieder über 20 Mitglieder ansteigen, ist ein weiteres Vorstandsmitglied zu berufen.

Der Aufsichtsrat überwacht die Geschäftsführung des Vorstands. Er besteht aus mindestens 3 Mitgliedern, die von der Generalversammlung gewählt werden. Der Aufsichtsrat wählt aus seiner Mitte einen Vorsitzenden sowie einen Stellvertreter. Er fasst seine Beschlüsse mit Mehrheit der gültig abgegebenen Stimmen. Über einige Angelegenheiten ist die gemeinsame Beschlussfassung des Vorstands und Aufsichtsrats erforderlich, beispielsweise bei der Verwendung von Rücklagen oder der Änderung der Geschäftsordnung des Vorstandes.

Alle Mitglieder üben ihre Rechte in den Angelegenheiten der Genossenschaft in der Generalversammlung aus. Jedes Mitglied hat eine Stimme. Durch Übernahme weiterer Geschäftsanteile werden weder weitere Mitgliedschaften übernommen noch weitere Stimmrechte erworben. Der Beschlussfassung der Generalversammlung unterliegen unter anderem Änderungen der Satzung, Feststellung des Jahresabschlusses, Verwendung des Jahresüberschusses oder Deckung des Jahresfehlbetrags sowie die Wahl der Mitglieder des Aufsichtsrats. Die Beschlüsse der Generalversammlung bedürfen in der Regel der einfachen Mehrheit der gültig abgegebenen Stimmen.

C. Vertretung der Gemeinde Bad Essen in den Organen der ITEBO Einkaufs- und Dienstleistungsgenossenschaft e.G.

Die Satzung (i.E.) der ITEBO Einkaufs- und Dienstleistungsgenossenschaft e.G. (i.G.) sieht vor, dass jedes Mitglied seine Rechte in den Angelegenheiten der Genossenschaft durch eine Stimme in der Generalversammlung ausübt. Es ist vorgesehen, in der Satzung zu ergänzen, dass die Kommunen als Mitglied der Genossenschaft ihr Stimmrecht durch den nach NKomVG bestimmten Vertreter ausüben.

Gemäß § 138 Abs. 1 S. 1 i.V.m. § 67 NKomVG entscheidet der Rat über den/die in die Generalversammlung zu entsendende/-n Vertreter/-in der Gemeinde durch Wahl. Es wird vorgeschlagen Herrn Bürgermeister Timo Natemeyer als stimmberechtigten Vertreter in die Generalversammlung zu wählen.

Nach den Regelungen der Satzung (i.E.) ist darüber hinaus vorgesehen, dass sich der Vertreter/die Vertreterin durch eine/einen Bevollmächtigte/-n vertreten lassen kann. Für diese Wahl wird Herr EGR Carsten Meyer als sein Vertreter für die Generalversammlung vorgeschlagen.

D. Kommunalrechtliche Zulässigkeit

Gem. § 136 NKomVG dürfen sich Kommunen zur Erledigung ihrer Aufgaben wirtschaftlich betätigen. Für die Beteiligung an Unternehmen in einer privaten Rechtsform, wie die der ITEBO Einkaufs- und Dienstleistungsgenossenschaft e.G., gelten die besonderen Vorschriften des § 137 Abs. 1 NKomVG:

Ø  § 137 Abs. 1 Nr. 1 i.V.m. § 136 Abs. 1 NKomVG (Rechtfertigung durch öffentlichen Zweck des Unternehmens, angemessenes Verhältnis von Art und Umfang sowie keine bessere und wirtschaftlichere Erfüllung durch Dritten):

Der Zweck des Unternehmens ist die Unterstützung ihrer Mitglieder im Rahmen der Versorgung mit Dienst- und Lieferleistungen sowie damit zusammenhängende Tätigkeiten im Bereich der IT im Rahmen eines gemeinschaftlichen Geschäftsbetriebs und damit die Förderung des durch die Mitglieder verfolgten öffentlichen Zwecks. Eine Beteiligung mit einem Genossenschaftsanteil zu 1.000,- € (§ 35 Abs. 1 der Satzung (i.E.)) steht im angemessenen Verhältnis zur Leistungsfähigkeit und dem voraussichtlichen Bedarf der Gemeinde Bad Essen. Ein adäquater strategischer IT-Partner für den öffentlichen Bereich hat sich bisher einzig mit der ITEBO GmbH am Markt aufgestellt. Aufgrund der Gesellschafterstruktur und den Interessen der ITEBO GmbH ist eine Beteiligung an dieser Gesellschaft nicht angedacht und realisierbar, sodass die Beteiligung an der ITEBO Einkaufs- und Dienstleistungsgenossenschaft e.G. (i.G.) geeignet ist. Aufgrund der angedachten und im Satzungsentwurf verankerten Mitgliederstruktur der ITEBO Einkaufs- und Dienstleistungsgenossenschaft e.G. (i.G.) und den damit verbundenen Synergieeffekten - insb. bei der Zusammenarbeit und Kooperation mit anderen (kreisangehörigen) Kommunen - ist derzeit auch nicht vorstellbar, dass ein privater Dritter diesen Zweck erfüllen kann.

Ø  § 137 Abs. 1 Nr. 2 NKomVG (Rechtsform mit Haftungsbegrenzung):

Die Haftung der Gemeinde Bad Essen ist bei der Gesellschaftsform der Genossenschaft nach dem Genossenschaftsgesetz und den Regelungen des § 35 Abs. 4 S. 2 der Satzung (i.E.) grundsätzlich auf die Einlage begrenzt.

Ø  § 137 Abs. 1 Nr. 3 (Angemessenes Verhältnis zwischen Leistungsverpflichtungen und Leistungsfähigkeit):

Das maximal zu tragende Risiko der Gemeinde muss in einem angemessenen Verhältnis zu ihrer Leistungsfähigkeit stehen. Maßgeblich sind im vorliegenden Fall die rechtlichen Bindungen der Kommune, die sich aus der Satzung (i.E.) ergeben. Aus dieser erwachsen der Kommune jedoch keine außergewöhnlichen Risiken. Die Kosten für den Erwerb eines Geschäftsanteils belaufen sich auf einmalig 1.000,- €. Die jährliche Beitragspauschale ist noch festzusetzen und derzeit mit ca. 160,- € je Anteil geplant. Die Gesamtkosten und das zu tragende Risiko sind daher für die Kommune überschaubar. Es besteht somit ein angemessenes Verhältnis zwischen den maximalen Leistungsverpflichtungen und der Leistungsfähigkeit der Kommune.

Ø  § 137 Abs. 1 Nr. 4 (Keine Verpflichtung zu Verlustübernahmen in unbestimmter oder unangemessener Höhe):

§ 35 Abs. 4 der Satzung (i.E.) beschränkt die Haftung der Mitglieder auf ihr jeweiliges Geschäftsguthaben. Die auf den Geschäftsanteil geleisteten Einzahlungen zuzüglich sonstiger Gutschriften und abzüglich zur Verlustdeckung abgeschriebener Beträge bilden das Geschäftsguthaben eines Mitglieds. Somit besteht keine Verpflichtung zu Verlustübernahmen in unbestimmter oder unangemessener Höhe. Im Übrigen entscheidet über die Deckung eines Jahresfehlbetrags die Generalversammlung gem. § 42 der Satzung (i.E.). In dieser ist die Kommune als Mitglied nach § 24 der Satzung (i.E.) mit einer Stimme vertreten.

Ø  § 137 Abs. 1 Nr. 5 (Sicherstellung der Erfüllung des öffentlichen Zwecks im Gesellschaftsvertrag):

Durch § 2 der Satzung (i.E.) wird der öffentliche Zweck des Unternehmens, die Versorgung mit Dienst- und Lieferleistungen sowie damit zusammenhängende Tätigkeiten im Bereich der IT, sichergestellt.

Ø  § 137 Abs. 1 Nr. 6 (Angemessener Einfluss im Aufsichtsrat oder einem entsprechenden Überwachungsorgan und dessen Sicherung in der Satzung):

Die Gemeinde Bad Essen als Mitglied der ITEBO Einkaufs- und Dienstleistungsgenossenschaft e.G. (i.G.) übt ihre Rechte in den Angelegenheiten der Genossenschaft entsprechend § 24 der Satzung (i.E.) mit einer Stimme in der Generalversammlung aus. Durch Übernahme weiterer Geschäftsanteile werden keine weiteren Stimmen erworben. Der Beschlussfassung der Generalversammlung unterliegt mit einfacher Mehrheit u.a. die Wahl der Mitglieder des Aufsichtsrats. Dadurch ist ein mittelbarer Einfluss der Kommune im Aufsichtsrat gesichert. Darüber hinaus kann der Vertreter / die Vertreterin der Kommune selbst in den Aufsichtsrat gewählt werden.

Ø  § 137 Abs. 1 Nr. 7 (Sicherung eines Letztentscheidungsrechtes bei Anteilsmehrheit):

Die Gemeinde Bad Essen wird lediglich einen der insgesamt 50 Geschäftsanteile erwerben, sodass aufgrund der fehlenden Anteilsmehrheit diese Vorschrift nicht einschlägig ist.

Ø  § 137 Abs. 1 Nr. 8 (Sicherstellung des Erhalts von Unterlagen zwecks Konsolidierung des Jahresabschlusses):

Diese Verpflichtung ist im Entwurf der Satzung bisher nicht explizit vorgesehen. Den für den Gründungsprozess Zuständigen ist aber bereits bekannt, dass eine entsprechende Verpflichtung nach dem NKomVG erforderlich ist, sodass die Aufnahme einer solchen Verpflichtung in der finalen Version der Satzung zugesagt wurde. Es ist daher davon auszugehen, dass die finale Satzung nach der Gründung eine entsprechende Regelung enthält, da ansonsten eine Gründung durch die anderen kreisangehörigen Kommunen ohnehin nicht vorstellbar ist.

Die Beteiligung der Gemeinde Bad Essen an der ITEBO Einkaufs- und Dienstleistungsgenossenschaft e.G. ist nach ihrer Gründung somit kommunalrechtlich zulässig.

Gem. § 152 Abs. 1 Nr. 2 NKomVG ist eine Beteiligung Gemeinde Bad Essen an der ITEBO Einkaufs- und Dienstleistungsgenossenschaft e.G. (i.G.) unverzüglich schriftlich gegenüber der Kommunalaufsichtsbehörde anzuzeigen. Die Beteiligung kann erst vollzogen werden, wenn innerhalb von sechs Wochen nach der Anzeige keine Bedenken seitens der Kommunalaufsichtsbehörde geäußert wurden oder aber vorzeitig die Freigabe erteilt wurde. Die Beschlüsse stehen daher unter dem Vorbehalt der kommunalrechtlichen Unbedenklichkeit. Der Landkreis Osnabrück als Kommunalaufsichtsbehörde hat bereits signalisiert die Sechs-Wochen-Frist zu verkürzen, wenn im Vorfeld der Beschlussfassung alle rechtlich relevanten Fragen geklärt werden können.

Anlagen:

Beschlussvorschlag:

1.       Die Verwaltung wird ermächtigt, nach Gründung der ITEBO Einkaufs- und Dienstleistungsgenossenschaft e.G. einen Geschäftsanteil dieser Genossenschaft zu einem Kaufpreis von 1.000,- € zu erwerben.

2.       Zur Wahl des in die Generalversammlung der ITEBO Einkaufs- und Dienstleistungsgenossenschaft e.G. (i.G.) zu entsendenden stimmberechtigten Vertreters wird Herr Bürgermeister Timo Natemeyer vorgeschlagen. Zur Wahl seines Vertreters wird Herr EGR Carsten Meyer vorgeschlagen.