In der „Tourismusgesellschaft Osnabrücker
Land mbH“ (TOL) sind seit dem 01.04.2020 sämtliche touristischen Aufgaben mit
überörtlicher Wirkung gebündelt. Freizeit- und Urlaubstourismus, Tagungs- und
Kongresstourismus sowie touristisches Kulturmarketing sind damit regionsweit
zusammengeführt worden. Neben dem Gesellschaftsvertrag haben die Gesellschafter
eine Konsortialvereinbarung abgeschlossen, die insbesondere Regelungen zur
Führung der gemeinsamen Gesellschaft, deren Finanzierung und zu der Einbindung
weiterer Partner in die Tourismusförderung und das touristische
Standortmarketing enthält.
Aufgaben der TOL sind die Entwicklung,
Umsetzung und Förderung aller Maßnahmen, die zu einer Stärkung des
Wirtschaftsfaktors Tourismus in der Tourismusregion Osnabrücker Land führen,
d.h.
·
Tourismusentwicklung, -management und -marketing im Freizeit-
und Urlaubstourismus sowie im Tagungs- und Kongresstourismus,
·
Impulsgebung, Wissenstransfer und Qualifizierung für
Definition und Ausbau eines touristischen Profils auf Grundlage der regionalen
Identität,
·
touristische Angebote, Produkte, Dienstleistungen und
Infrastrukturen,
·
touristisches und kulturtouristisches Marketing für die
Region,
·
Vertretung der Region in regionalen und überregionalen
Institutionen und Gremien.
Gesellschafter der TOL sind der Landkreis
Osnabrück (37,5%), die Stadt Osnabrück (37,5%) sowie die Städte,
Samtgemeinden und Gemeinden des Landkreises Osnabrück (insgesamt: 25%).
Aus Anlass der
Gründung der Tourismusgesellschaft Osnabrücker Land mbH am 20.03.2020 wurden
umfassende Vertragswerke abgeschlossen. So musste die TOL von den rein
kommunalen Gesellschaftern aufgrund beihilferechtlicher Vorgaben mit klar
definierten Aufgaben betraut werden. Zu diesem Zweck wurde ein sog.
Betrauungsakt abgeschlossen. Neben dem Gesellschaftsvertrag wurde zudem eine
sehr detaillierte Konsortialvereinbarung getroffen, um die Zuführung der
Finanzmittel zum Verlustausgleich in Form von Kapitaleinlagen (steuerfrei) und
im Rahmen eines Partnerschaftsvertrags (steuerpflichtig) zu regeln. Der hohe
Detaillierungsgrad der Verträge war vor allem der zum damaligen Zeitpunkt
verschärften und teilweise noch unsicheren Rechtslage zum EU-Beihilfegesetz
geschuldet.
Nach nunmehr drei
Jahren Geschäftstätigkeit der TOL wurden die Vertragswerke von der Kanzlei
BRANDI Rechtsanwälte Partnerschaft mbB (Paderborn), Herrn Dr. Christoph Jahn,
auf ihre Notwendigkeit und Aktualität geprüft mit dem Ergebnis, dass durch
zwischenzeitlich erfolgte Urteile zur Auslegung des EU-Beihilferechts sowie das
veränderte Aufgabenportfolio der TOL die Beihilferisiken nahezu ausgeschlossen
werden können. Überdies haben eine steuer- und eine gesellschaftsrechtliche
Prüfung stattgefunden. Die TOL Geschäftsführung hat dazu bereits im
Herbstgremienlauf 2022 sowie in der Gesellschafterversammlung am 21.06.2023
berichtet.
Eine tabellarische
Übersicht zur beihilferechtlichen Einordnung ist als Anlage 1 beigefügt.
Dies eröffnet die
Möglichkeit, die Vertragswerke zu verschlanken und die Beschlussfassungen zu
vereinfachen.
1) Betrauungsakt
Der Arbeit der TOL
liegt ein Betrauungsakt mit einer Gültigkeit ab dem 31.03.2020 (Eintrag ins
Handelsregister) zugrunde, in dem die TOL von ihren Gesellschaftern mit den
dort definierten Aufgaben betraut wird. Dieser sicherte die beihilferechtlich
einwandfreie Zuführung der jährlichen Finanzmittel zur Verlustabdeckung ab.
Über das Erfordernis einer Trennungsrechnung in der Finanzbuchhaltung hinaus
sollte sichergestellt werden, dass die beihilferechtlich kritischen Aufgaben
transparent dargestellt werden. Erforderlich war der Nachweis, dass keine
öffentlichen Mittel in vertriebliche Aufgaben fließen und eine Überkompensation
der TOL verhindert wird.
Der Betrauungsakt
sieht in §12 Abs. 2 eine Prüfung nach drei Jahren Gültigkeit vor. Diese wurde
durchgeführt (s.o.) und ergab, dass die Beihilferisiken der TOL inzwischen
nahezu vollständig ausgeschlossen werden können. Demnach können die
Gesellschafter gem. § 12 Abs 3 lit c) + d) den Betrauungsakt zum 31.12.2023
widerrufen und beenden. Die Gesellschafter erhalten zur Absicherung einer
korrekten Mittelverwendung zukünftig alle drei Jahre unaufgefordert von der TOL
eine sog. De minimis-Erklärung, in der die TOL versichert, über einen Zeitraum
von drei Jahren nicht mehr als 200.000 € an staatlichen Mitteln für
beihilfeverdächtige Aufgaben erhalten zu haben.
Damit sind alle
Rechtserfordernisse in diesem Zusammenhang erfüllt. Im internen Controlling der
TOL wird weiterhin mit einer Trennungsrechnung gearbeitet, um dem Gebot einer
ausreichenden Transparenz nachzukommen.
2) Konsortialvereinbarung
Der hohe
Detaillierungsgrad der Konsortialvereinbarung inkl. der gesplitteten Zuführung
der einzelnen Kapitaleinlagen war ebenfalls der verschärften und teilweise noch
unsicheren Rechtslage zum EU-Beihilfegesetz geschuldet. Die erneute umfassende
Analyse erlaubt nun eine deutliche Vereinfachung der Vereinbarung.
In der
Konsortialvereinbarung kann auf die Splittung der Kapitaleinlagen sowie auf den
vorgegebenen unterjährigen Mittelabruf verzichtet werden, der sich ohnehin als
nicht praktikabel erwiesen hat. Die Vereinbarung soll zudem eine
allgemeingültige Fassung bekommen, die nicht die Vereinbarung selbst und vor
allem ihre Anlagen mit den Summen der Mittelzuführung, sondern den jeweiligen
Wirtschaftsplan des folgenden Geschäftsjahres zum zentralen Instrument für die
Höhe der Mittelzuführung bestimmt. Damit entfällt die bislang alle zwei Jahre
erforderliche Beschlussfassung zur Verlängerung der Konsortialvereinbarung, die
– als Bestandteil des Gesellschaftsvertrags - auch durch die Stadt- und
(Samt-)Gemeinderäte der Gesellschafter erfolgen musste. Die Beschlüsse zum
Wirtschaftsplan werden in der Gesellschafterversammlung gefasst. Dort wird dann
zukünftig auch über die jeweilige Höhe der Mittelzuführung entschieden, die
sich selbstverständlich an den bisherigen Modalitäten und Beträgen orientiert.
Das bedeutet, dass
der Wirtschaftsplan für das Folgejahr zukünftig bereits im Frühjahrsgremienlauf
vorgelegt und beschlossen wird. Die Kapitaleinlagen sind nach wie vor zum Ende
des Vorjahres anzuweisen. Die Mittel aus dem Geschäftsbesorgungsvertrag, der
unverändert bestehen bleibt, werden wie bisher im 1. Quartal des jeweiligen
Geschäftsjahres abgerufen.
Bei der Gelegenheit
wurde der Vertrag auch noch einmal redaktionell überarbeitet, so dass eine
bessere Lesbarkeit erreicht werden konnte.
Zur Information ist
der Konsortialvertrag in seiner aktuellen Form mit den geplanten inhaltlichen
Änderungen als Anlage 2 beigefügt (Synopse). Redaktionelle Änderungen
für eine bessere Lesbarkeit wurden nicht gesondert kenntlich gemacht.
3) Gesellschaftsvertrag
Die neue
Einschätzung des Beihilferisikos und der Wegfall des Betrauungsaktes ziehen
eine entsprechende Aktualisierung des Gesellschaftsvertrages nach sich. Die
Synopse mit den von Herrn Dr. Jahn vorgeschlagenen Änderungen, die durch
Streichung bzw. blaue Schrift kenntlich gemacht wurden, ist als Anlage 3
beigefügt.
Zudem wird bei der
Gelegenheit dem Erfordernis Rechnung getragen, die Gesellschafterversammlungen
und Aufsichtsratssitzungen auch per Videokonferenz oder im hybriden Format
abhalten zu können.
Zudem sind
Änderungen in der Präambel, in §2 Abs. 1, §3 Abs. 3, §9 Abs 1 lit. b) sowie die
Streichung des §26 und die entsprechende Anpassung im Inhaltsverzeichnis
erfolgt.
Die Änderungen im
Gesellschaftsvertrag müssen unter notarieller Aufsicht mit anschließender
Unterschrift der Gesellschafter beurkundet werden.
Die Beschlussfassungen zur grundsätzlichen Vorgehensweise und zur
Konsortialvereinbarung erfolgten bereits in der Gesellschafterversammlung am
21.06.2023 unter Vorbehalt der gleichlautenden Beschlussfassung in den Gremien
der einzelnen Gesellschafter.
Die offizielle Beendigung des Betrauungsaktes sowie die Änderungen im
Gesellschaftsvertrag sollen in einer Sondersitzung der
Gesellschafterversammlung im Herbst beschlossen werden und so rechtzeitig
erfolgen, dass der Eintrag ins Handelsregister im Jahr 2023 gesichert ist.
Anlagen:
Anlage 1: Tabelle Beihilferisiken TOL
Anlage 2: Synopse der aktuellen und geplanten Konsortialvereinbarung TOL
Anlage 3: Synopse des aktuellen und geplanten Gesellschaftsvertrages TOL
Beschlussvorschlag:
Der Rat der Gemeinde Bad Essen fasst folgende
Beschlüsse:
1.
Der
bestehende Betrauungsakt der TOL mit Gültigkeit ab dem 31.03.2020 wird nach
erfolgter rechtlicher Prüfung und gem. § 12 Abs. 3 lit. c) + d) zum 31.12.2023
beendet. Er wird durch eine alle drei Jahre unaufgefordert erfolgende
De-Minimis-Erklärung an die einzelnen Gesellschafter der TOL ersetzt.
2.
Die
vorgeschlagene Anpassung der Konsortialvereinbarung zur Regelung einer
vereinfachten Mittelzuführung und Beschlussfassung wird wie vorgeschlagen
umgesetzt und gilt ab dem Geschäftsjahr 2024.
3.
Die
daraus folgenden Änderungen im Gesellschaftsvertrag werden ebenfalls
beschlossen und gelten ab dem 01.01.2024.